결론부터.
경리 직원이 갑자기 나가도 회사의 일정은 멈추지 않습니다. 다음 급여일, 다음 달 10일 원천세, 거래처 대금 이체는 그대로 돌아옵니다.
그래서 순서가 중요합니다. ① 돈이 나가는 통로(통장·인증서·카드)부터 잠그고, ② 다가오는 기한을 적어 두고, ③ 자료를 모은 다음, ④ 누가 맡을지 정합니다.
비밀번호를 "넘겨받는 것"으로 끝내면 안 됩니다. 넘겨받은 뒤 바로 바꾸는 것까지가 인수인계입니다.
(기준일 2026년 10월 19일)
첫날 할 일 — 돈이 나가는 통로부터
퇴사 통보를 받은 날, 가장 먼저 할 일은 업무 파악이 아니라 권한 정리입니다.
| 항목 | 할 일 | 왜 |
|---|---|---|
| 법인·사업용 통장 | 인터넷뱅킹 비밀번호·OTP 변경, 이체 한도 확인 | 퇴사 후에도 접속 가능한 상태가 가장 위험합니다 |
| 공동인증서(금융·세무용) | 직원 PC에 있던 인증서 회수 또는 폐기 후 재발급 | 홈택스·4대보험·은행이 모두 이 인증서로 열립니다 |
| 홈택스·4대보험 사이트 | 담당자 아이디 권한 해제, 비밀번호 변경 | 신고 내역 조회와 제출이 가능한 권한입니다 |
| 법인카드 | 사용 정지 또는 한도 축소, 마지막 사용 내역 출력 | 미정리 사용분이 남아 있는지 확인합니다 |
| 회계 프로그램·메일 | 관리자 계정 이전, 공용 메일함 접근 확인 | 거래처 세금계산서가 이 메일로 들어옵니다 |
비밀번호 목록을 받아 두는 것은 바꾸기 위해서입니다. 받은 그대로 계속 쓰지 마세요.
다가오는 기한 — 달력에 먼저 적습니다
경리 업무 중 법에 정한 날짜가 있는 것들입니다. 담당자가 없어도 기한은 그대로입니다.
| 할 일 | 기한 | 근거 |
|---|---|---|
| 원천세 신고·납부 | 급여를 지급한 달의 다음 달 10일 (반기 납부 승인 사업장은 반기 마지막 달의 다음 달 10일) | 「소득세법」 제128조 |
| 퇴사 직원 임금·퇴직금 정산 | 퇴직한 날부터 14일 이내 (당사자 합의로 연장 가능) | 「근로기준법」 제36조, 「근로자퇴직급여 보장법」 제9조 |
| 퇴사 직원 고용보험 자격 상실 신고 | 퇴사한 달의 다음 달 15일까지 | 「고용보험법」 제15조, 같은 법 시행령 제7조 |
| 매월 급여 지급 시 | 임금대장 기록, 임금명세서 교부 | 「근로기준법」 제48조 |
퇴사하는 경리 직원 본인도 퇴사 직원입니다. 본인의 마지막 급여·퇴직금 정산과 4대보험 상실 신고를 누가 할지도 함께 정해야 합니다. 퇴직금은 원칙적으로 직원이 지정한 개인형퇴직연금(IRP) 계좌 등으로 이전해 지급합니다(55세 이후 퇴직 등 예외 있음).
인수인계 체크리스트 — 자료를 모읍니다
| 분야 | 받아 둘 자료 | 확인할 것 |
|---|---|---|
| 급여 | 최근 12개월 급여대장, 근로계약서, 직원별 공제 내역 | 이번 달 급여 계산이 어디까지 됐는지 |
| 이체 | 정기 이체 목록(임대료·리스·대출이자), 거래처별 결제 조건 | 이번 달 아직 안 나간 지급 |
| 매출·매입 | 미수금·미지급금 목록, 세금계산서 발행·수취 내역 | 아직 발행하지 않은 세금계산서 |
| 증빙 | 영수증·카드전표·계약서 보관 위치(종이·파일) | 정리 안 된 지출 증빙 |
| 세금 | 원천세·부가세 신고서 사본, 납부 영수증 | 미납·미신고가 있는지 |
| 4대보험 | 취득·상실 신고 내역, 보험료 고지서 | 입사·퇴사 신고가 누락된 직원 |
| 계정 목록 | 은행·홈택스·4대보험·회계 프로그램·거래처 사이트 | 첫날 변경을 끝냈는지 |
증빙은 버리면 안 됩니다. 장부와 증빙서류는 그 과세기간의 신고기한이 지난 날부터 5년간 보존해야 합니다(「국세기본법」 제85조의3, 법인은 「법인세법」 제116조). 근로자 명부와 근로계약 관련 중요 서류는 3년간 보존합니다(「근로기준법」 제42조). 책상과 PC를 정리하기 전에 자료부터 옮겨 두세요.
외부 위탁으로 바꾸는 절차
새 직원을 뽑기까지 공백이 길거나, 이번 기회에 경리 업무를 밖에 맡기기로 했다면 이렇게 진행합니다.
| 단계 | 회사가 하는 일 | 다원세무회계가 하는 일 |
|---|---|---|
| 1 | 현재 상황 설명, 위 자료 전달 | 다가오는 기한 정리, 급한 일 먼저 처리 |
| 2 | 홈택스·4대보험 위임 동의 | 세무대리 수임 등록, 신고 내역 조회 |
| 3 | 급여·이체 결재 방식 결정 | 급여대장 작성, 4대보험 취득·상실 신고 |
| 4 | 매월 지급 내역·증빙 전달 | 원천세 신고, 증빙 정리, 장부 기록 |
| 5 | 이체는 대표님이 직접 승인 | 납부서·이체 목록 작성, 월간 보고 |
돈을 보내는 버튼은 회사가 누르는 구조를 권합니다. 위탁 업체는 계산하고 목록을 만들고, 이체 승인은 대표님이 하는 방식입니다. 한 사람이 계산부터 이체까지 혼자 하던 구조가 이번 공백을 키운 원인일 수 있습니다.
다원의 시각
경리 직원이 갑자기 그만둘 때 생기는 문제는 대부분 "그 사람만 알던 것" 에서 나옵니다. 비밀번호, 매달 나가는 이체, 아직 안 끊은 세금계산서가 그렇습니다.
그래서 인수인계는 퇴사할 때 한 번에 하는 일이 아니라 평소에 목록으로 남겨 두는 일입니다. 계정 목록, 정기 이체 목록, 월간 일정표 세 가지만 있어도 공백은 크게 줄어듭니다.
외부 위탁으로 바꿀지, 새 직원을 뽑을지는 회사 규모와 업무량에 따라 다릅니다. 다만 어느 쪽이든 계산하는 사람과 이체를 승인하는 사람을 나누는 것은 그대로 가져가시길 권합니다.
| 기준일 | 2026년 10월 19일 |
|---|---|
| 시행상태 | 현행 법령 기준입니다. 기한·보존 기간은 2026년 10월 현재 시행 중인 규정이며, 「근로기준법」·「고용보험법」은 시행 예정인 개정이 있어 해당 조문은 시행 시점에 다시 확인합니다. 「근로자퇴직급여 보장법」 제9조는 2026년 3월 개정이 반영된 내용입니다. |
| 근거 | 「소득세법」 제128조, 「근로기준법」 제36조·제42조·제48조, 「근로자퇴직급여 보장법」 제9조, 「고용보험법」 제15조, 같은 법 시행령 제7조, 「국세기본법」 제85조의3, 「법인세법」 제116조 |
| 주의 | 원천세 반기 납부 여부, 퇴직금 지급 방식, 증빙 보존 기간의 예외(결손금 공제 등)는 사업장마다 다릅니다. 임금 체불 여부나 퇴직 직원과의 분쟁은 노무 전문가의 검토가 필요할 수 있습니다. |
경리 공백, 다음 기한부터 함께 정리해 드립니다
다가오는 급여·원천세·4대보험 일정을 먼저 정리하고, 인수인계 자료 검토와 외부 위탁 전환 절차를 안내해 드립니다.
전화 031-992-1100 · 카카오톡 다원세무회계 상담하기
자주 묻는 질문
직원이 비밀번호를 알려 주지 않고 나갔어요. 어떻게 하나요? 은행·홈택스·4대보험 사이트는 대표자 본인 확인으로 비밀번호를 다시 설정할 수 있습니다. 공동인증서는 새로 발급받는 편이 안전합니다. 어차피 바꿔야 할 비밀번호이니 다시 설정하는 것부터 시작하시면 됩니다.
이번 달 급여일이 코앞인데 급여 계산을 할 사람이 없어요. 최근 급여대장과 이번 달 근태 내역이 있으면 계산을 이어서 할 수 있습니다. 급여대장 파일이 어디 있는지부터 확인해 주세요.
경리 직원 본인의 퇴직금은 언제까지 줘야 하나요? 퇴직한 날부터 14일 이내입니다. 특별한 사정이 있으면 직원과 합의해 기일을 늦출 수 있습니다. 고용보험 자격 상실 신고는 퇴사한 달의 다음 달 15일까지입니다.
외부에 맡기면 통장 비밀번호도 넘겨야 하나요? 넘기지 않는 방식을 권합니다. 위탁 업체는 급여·납부 금액을 계산해 이체 목록과 납부서를 만들고, 이체 승인은 대표님이 직접 하시면 됩니다.
지난 영수증과 서류는 언제까지 보관해야 하나요? 세무 장부와 증빙은 해당 연도 신고기한이 지난 날부터 5년, 근로계약 관련 서류는 3년입니다. 퇴사 직원 자리를 정리하기 전에 먼저 옮겨 두세요.
이고은 대표세무사
다원세무회계 대표 | 법인세·양도소득세·상속증여세 전문
다원세무회계 광교본점 — 수원 경리아웃소싱 · 원천세 아웃소싱 · 기장 · 상속증여세 상담
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